Tugas Pokok & Fungsi

Oleh: Noviyanto Rahmadi • Terakhir diperbarui: 2 tahun yang lalu

Dinas

• Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di Bidang Pengolahan, Layanan, Pelestarian Bahan Perpustakaan, Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca serta Pengelolaan Kearsipan juga Perlindungan, Penyelamatan, dan Perizinan Penggunaan Arsip.
• Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Dinas, menyelenggarakan fungsi:

1. Pelaksanaan pengolahan, layanan, pelestarian bahan perpustakaan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan kegemaran membaca.
2. Pelaksanaan pengelolaan kearsipan serta perlindungan, penyelamatan, dan perizinan penggunaan arsip.
3. Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Wali Kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.                                           

Sekretariat

• Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi penyusunan program, pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, rumah tangga kantor, perlengkapan, pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Dinas dan pengelolaan barang milik Daerah serta evaluasi dan pelaporan.
• Sekretariat dipimpin oleh sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas.
• Sekretariat membawahkan sub bagian yang dipimpin oleh kepala sub bagian dan bertanggungjawab langsung kepada sekretaris.
• Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi:

1. penyusunan dan pelaksanaan rencana program dan kegiatan kesekretariatan;
2. penyusunan bahan rancangan peraturan perundang-undangan dan fasilitasi advokasi hukum;
3. pelaksanaan urusan organisasi dan tata laksana;
4. pengoordinasian penyusunan dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;
5. pengoordinasian penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran;
6. pelaksanaan dan pembinaan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan kearsipan;
7. pengelolaan urusan kehumasan, keprotokolan, kepustakaan, dan layanan informasi dan pengaduan;
8. pelaksanaan administrasi dan pembinaan kepegawaian;
9. pengelolaan anggaran dan penerimaan / retribusi;
10. pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji pegawai;
11. pelaksanaan verifikasi Surat Pertanggungjawaban keuangan;
12. pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;
13. fasilitasi penyusunan dan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan Publik (SPP), Maklumat Pelayanan dan Survey Kepuasan Masyarakat (SKM);
14. pelaksanaan Survei Kepuasan Masyarakat/pelanggan;
15. pengelolaan pengaduan masyarakat sesuai tugas fungsi;
16. pengelolaan informasi dan dokumentasi dan pelaksanaan fungsi Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pembantu;
17. pengoordinasian pengelolaan data, pengembangan sistem teknologi informasi/ aplikasi untuk aplikasi yang digunakan lintas bidang pada Dinas;
18. pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi;
19. pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan
20. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Subbagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b angka 1 mempunyai tugas:

1. menyusun rencana kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian;
2. menyusun rencana kebutuhan barang dan peralatan serta pendistribusiannya;
3. melaksanakan penataan  usaha barang, pemeliharaan   dan   penyimpanan peralatan kantor serta pendataan inventaris kantor;
4. memfasilitasi penyusunan Analisis Jabatan (ANJAB) dan Analisis Beban Kerja (ABK) di lingkungan Dinas;
5. melaksanakan ketatausahaan, kerumahtanggaan, organisasi, ketatalaksanaan, penyusunan bahan       rancangan       peraturan perundang-undangan, fasilitasi advokasi hukum, pengelolaan kepegawaian;
6. mengkoordinir dan menyusun bahan kerja sama, publikasi, dan hubungan masyarakat;
7. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Dinas;
8. melaksanakan penerapan ketentuan tata naskah dinas, tata kearsipan, pakaian dinas, jam kerja dan perjalanan dinas pegawai di lingkungan Dinas;
9. menyelenggarakan dan mengelola administrasi kepegawaian, kesejahteraan  pegawai, pendidikan    dan    pelatihan pegawai serta pembinaan disiplin di lingkungan Dinas;
10. melaksanakan monitoring evaluasi dan pelaporan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian;
11. melaksanakan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan
12. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Bidang Pengolahan, Layanan, dan Pelestarian Bahan Perpustakaan

• Bidang Pengolahan, Layanan, dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan operasional dan teknis di bidang pengolahan, layanan, dan pelestarian bahan perpustakaan.
• Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Bidang Pengolahan, Layanan, dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai fungsi:

1. penyusunan dan pelaksanaan rencana program dan kegiatan sesuai bidang tugasnya;
2. perumusan kebijakan daerah dibidang pengembangan, pengolahan, layanan, dan pelestarian bahan perpustakaan;
3. pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan, meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, inventarisasi, pengembangan koleksi daerah, pelaksanaan kajian kebutuhan pemustaka, deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek, penyelesaian fisik bahan perpustakaan, verifikasi, validasi, dan pemasukan data ke pangkalan data;
4. pelaksanaan layanan, otomasi, dan kerja sama perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan, literasi informasi, bimbingan pemustaka, dan layanan ekstensi (perpustakaan keliling, pojok baca, dan sejenisnya), promosi layanan, pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka, pengembangan teknologi, informasi dan komunikasi perpustakaan, pengelolaan website dan jaringan perpustakaan serta pelaksanaan kerja sama antar perpustakaan dan membangun jejaring perpustakaan;
5. pelaksanaan pelestarian bahan perpustakaan meliputi konservasi melakukan pelestarian fisik bahan perpustakaan termasuk naskah kuno melalui perawatan, restorasi, dan penjilidan serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan dan alih media melakukan pelestarian isi/nilai informasi bahan perpustakaan termasuk naskah kuno melalui alih media, pemeliharaan serta penyimpanan master informasi digital;
6. pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi;
7. pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan
8. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca

• Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai tugas melaksanakan kebijakan teknis dibidang pembinaan dan pengembangan perpustakaan, pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan, dan pengembangan budaya gemar membaca.
• Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai fungsi:

1. penyusunan dan pelaksanaan rencana program dan kegiatan sesuai bidang tugasnya;
2. perumusan kebijakan teknis daerah di bidang pembinaan dan pengembangan perpustakaan, pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan, dan pengembangan budaya gemar membaca;
3. pelaksanaan kebijakan teknis Daerah dibidang pembinaan dan pengembangan perpustakaan, pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan, dan pengembangan budaya gemar membaca;
4. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan meliputi pengembangan semua jenis perpustakaan, implementasi norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK), pendataan perpustakaan, koordinasi pengembangan perpustakaan, dan pemasyarakatan/sosialisasi, serta evaluasi pengembangan perpustakaan;
5. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan meliputi pendataan tenaga perpustakaan, bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawanan, penilaian angka kredit pustakawan, koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan, pemasyarakatan/sosialisasi serta evaluasi pembinaan tenaga perpustakaan;
6. pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca meliputi pengkajian, dan pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca, koordinasi, pemasyarakatan/sosialisasi, dan bimbingan teknis serta evaluasi kegemaran membaca;
7. pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi;
8. pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan
9. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Bidang Pengelolaan Kearsipan

• Bidang Pengelolaan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan kearsipan baik dinamis maupun statis.
• Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Bidang Pengelolaan Kearsipan mempunyai fungsi:

1. penyusunan dan pelaksanaan rencana program dan kegiatan sesuai bidang tugasnya;
2. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis dan statis;
3. pengelolaan, penciptaan, dan penggunaan arsip dinamis;
4. pelaksanaan pemeliharaan dan perumusan penyusutan arsip dinamis;
5. pelaksanaan pengawasan arsip dinamis kewenangan kota;
6. pelaksanaan pengumpulan dan penyampaian salinan otentik naskah asli arsip terjaga kepada ANRI;
7. pelaksanaan akuisisi, pengolahan dan preservasi dan akses arsip statis;
8. pengelolaan simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) tingkat kota;
9. pengelolaan Penyediaan Informasi, Akses dan Layanan Kearsipan Tingkat Kota Melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN);
10. pemberdayaan kapasitas unit kearsipan dan lembaga kearsipan daerah kota;
11. pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi;
12. pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan
13. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Bidang Perlindungan, Penyelamatan, dan Perizinan Penggunaan Arsip

• Bidang Perlindungan, Penyelamatan, dan Perizinan Penggunaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan perlindungan, penyelamatan, dan perizinan penggunaan arsip baik dinamis maupun statis.
• Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Bidang Perlindungan, Penyelamatan, dan Perizinan Penggunaan Arsip mempunyai fungsi:

1. penyusunan dan pelaksanaan rencana program dan kegiatan sesuai bidang tugasnya;
2. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis perlindungan, penyelamatan, dan perizinan penggunaan arsip;
3. pemusnahan, perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana, pengabungan dan pembubaran perangkat daerah serta pemekaran daerah kecamatan dan kelurahan;
4. pelaksanaan penilaian, penetapan dan pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun;
5. pelaksanaan evakuasi dan identifikasi arsip akibat bencana;
6. pelaksanaan pemulihan dan penyimpanan arsip akibat bencana;
7. pelaksanaan pendataan, penyusunan daftar dan penilaian serta penyerahan atau pemusnahan arsip bagi penggabungan perangkat daerah kota;
8. pelaksanaan pendataan, penyusunan daftar dan penilaian serta penyerahan atau pemusnahan arsip bagi pembubaran perangkat daerah kota;
9. pelaksanaan pendampingan penyelamatan arsip bagi pemekaran daerah kecamatan;
10. pelaksanaan pendampingan penyelamatan arsip bagi pemekaran daerah kelurahan;
11. pelaksanaan autentikasi arsip statis dan arsip alih media;
12. pelaksanaan penilaian dan penetapan autentisitas arsip statis sesuai persyaratan penjaminan keabsahan arsip;
13. pencarian arsip statis kota yang dinyatakan hilang;
14. pelaksanaan penilaian dan penetapan hasil alih media sesuai persyaratan penjaminan keabsahan arsip;
15. Pelaksanaan penilaian dan penetapan autentisitas arsip statis yang dinyatakan hilang;
16. Pelaksanaan evaluasi dan penetapan hasil alih media yang dinyatakan hilang;
17. pelaksanaan penetapan dan pengumuman daftar pencarian arsip (DPA);
18. pelayanan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
19. pelaksanaan penyusunan dan penetapan SOP penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
20. pelaksanaan penyediaan daftar dan penetapan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
21. pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi;
22. pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintahan; dan
23. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan/pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai dengan keahlian dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.

• Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional yang dapat dibagi dalam berbagai kelompok sesuai sifat dan keahliannya;
• Setiap kelompok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinir oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
• Jumlah Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
• Jenis dan Jenjang Jabatan Fungsional serta Rincian Tugas Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b angka 2, huruf c, huruf d, huruf e dan huruf f terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang keahliannya.
• Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh subkoordinator pelaksana fungsi pelayanan fungsional sesuai dengan ruang lingkup bidang tugas dan fungsi jabatan administrator masing-masing.
• Subkoordinator pelaksana fungsi pelayanan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (2), melaksanakan tugas koordinasi penyusunan rencana, pelaksanaan dan pengendalian, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan pada satu kelompok substansi pada masing-masing pengelompokan uraian fungsi.
• Subkoordinator sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi sesuai bidang keahlian dan keterampilan.
• Ketentuan lebih lanjut mengenai pembagian tugas subkoordinator pelaksana fungsi pelayanan fungsional ditetapkan oleh Wali K